Szerző: Dr. Tomcsányi Péter - Prime Rate Kft.
Megjelent: magyar nyomdaipar 2013 című kiadványban

 

A digitális nyomtatás a következő három területen kínálja a legmarkánsabb előnyöket a felhasználóknak.

1. Nagyon rövid szállítási, gyártási határidőket biztosít.
2. Versenyképes árakat biztosít az alacsony példányszámú termék előállítása esetében.
3. Lehetőséget biztosít arra, hogy a változó adatkezelés segítségével minden egyes elkészült kiadvány, levél eltérő tartalommal bírjon, így az eljuttatott információ személyre szabható, így sokkal értékesebb, hasznosabb címzettje számára.

 

Nézzük meg közelebbről, hogy ezen lehetőségnek mi a technológiai háttere, és hol használható ez jól ki a mindennapokban.

 

Rövid gyártási határidők

A gyors, adott esetben néhány órás vagy napos gyártási határidőknek talán a legfontosabb technológia alapja, hogy nem kell nyomóformát készíteni, mint pl. az ofszet nyomtatásban, hanem a nyomdakész állomány azonnal gyártható. A digitális technológiák szinte mindegyikénél azonnal tovább feldolgozható a nyomat (pl. méretre vágható, fóliázható, beköthető) mert a festéknek nincs szüksége extra száradási időre. Amennyiben egy 800 példányos könyv legyártása nagyon sürgős, úgy már az első példányok kötészete párhuzamosan elkezdhető a nyomdában. Nemzetközi kutatások azt mutatják, hogy a hagyományos nyomdai termékeknek ma több mint a felére három napon belül szüksége van a felhasználónak.
Ez a trend a jövőben tovább fog erősödni, hisz a turbulensen változó fogyasztói igényekre, versenyképes árakon egyre gyorsabban kell reagálni minden piaci szereplőnek.
Ha tehát az ember délelőtt veszi észre, hogy a délutáni tárgyalásra már nincs elegendő névjegye vagy cégismertető anyaga, vagy a másnapi konferenciára elfelejtett üdvözlő molinót csináltatni, vagy már kicsit kopott az épület előtt lengő zászló, bátran forduljon digitális nyomdához, a termék órák alatt elkészül.

 

Versenyképes árak alacsony példányszámok esetén

A nyomdai termékek példányszáma a gazdasági élet minden területén csökken. Ennek fő mozgatórugója az, hogy az emberek aktuális, számukra az adott időszakban releváns információra vágynak. Ennek egyenes következménye, hogy a különböző vevői igényeket szem előtt tartva, kisebb csoportoknak, alacsonyabb példányszámban állítanak össze különböző nyomdai anyagokat.
A versenytársak kiszámíthatatlan reakciói, az új marketingötletek, a vevői visszajelzések, az esetleges törvényi változások, mind abba az irányba mutatnak, hogy többször, gyorsan, de kevesebbet nyomtassunk, így a szükséges változások hatására nem kell a nagy példányszámban elkészített nyomdai anyagokat a raktárban leselejtezni.
A digitális nyomtatásban nincsenek fix költségeket okozó nyomóforma költségek, illetve a színbeállítás egy-két ív alatt megtörténik, így nagyon versenyképes árak biztosíthatóak kis mennyiségek esetén is.

 

Hogy mi a kis mennyiség?

Erre nehéz egzakt választ adni, mert ez a termék jellegétől függően nagyon eltérő lehet. Amennyiben fő szabályként azt jegyezzük meg, hogy digitális nyomtatás esetében akár 1 darab termék is rendelhető és nagy átlagban 500-1000 db-ig lehet gazdaságos ez a lehetőség, akkor nagy tévedésbe nem futunk bele.

 

Személyre szabható tartalom

A személyre szabható tartalom lehetősége a szoftveresen támogatott, változóadat-nyomtatáson nyugszik. Ez azt jelenti, hogy amennyiben egy adatbázisban rendelkezésünkre áll az ismeret az egyénről vagy a szegmensről, akkor szoftveres automatizálás mellett, akár kiadványról kiadványra változtatható a tartalom. Ez nem csak a címzésre vagy a szöveges tartalomra, hanem képekre, grafikonokra, színekre is vonatkozhat.

Nyilván ha az egyes megcélzottakat érdeklődésüket szem előtt tartva tudjuk megszólítani, sokkal több esély van arra, hogy elolvassák, emlékezzenek és válaszreakciót váltsunk ki. Fontos kiemelni, hogy a nyomtatási költség nem függ attól, hogy 500 azonos levelet nyomtatunk-e ki, vagy szoftveres támogatás mellett, akár levélről-levélre cserélgetjük a címzést, megszólítást, az akcióba bevont termék képét vagy éppen az értékesítési érveket.

 

A változóadat-nyomtatással egyrészt az ún. tranzakciós küldeményeknéltalálkozhatunk, ilyen a bankszámlakivonat, a közüzemi számla vagy a csekk; a másik fő felhasználási terület a marketing célú alkalmazások köre. Itt példaként említhetjük a DM leveleket vagy perszonalizált meghívókat.

 

 

Milyen szempontok szerint válasszunk digitális nyomdát?

Digitális nyomdai technológiával számtalan termék állítható elő. Készíthetünk óriásplakátot, épülethálót, könyvet, színes marketing anyagokat, személyre szabottan leveleket, bankszámlakivonatot, csekket és még hosszan folytatható a felsorolás.
Természetesen egy olyan nyomda sem található, amelyik mindenféle terméktípus gazdaságos és professzionális kivitelezésére képes. Az egyszerűség kedvéért három nagy csoportot érdemes megkülönböztetni a digitális nyomdai szolgáltatóknál.

 

Az első csoportba tartoznak az ún. nagy formátumú digitális nyomdák. Ezzel a technológiával elsősorban külterületi és belterületi felületre kihelyezhető reklámanyagok és eladóhelyi reklámeszközök készülnek. Számtalan anyagra képesek nyomtatni ezek a berendezések, a legegyszerűbb papír alapú hordozóktól kezdve a textílián, vásznon, PVC-n át, akár az üvegre is.

 

A második csoportba az ún. tranzakciós digitális nyomdák tartoznak. Itt elsősorban nagy mennyiségű levélküldemények előállítása történik. Számlakivonatok, csekkek, nagy mennyiségű számlák, tömeges DM levelek készülnek általában ezekben a nyomdákban. Fontos, hogy ezek a szolgáltatók a változó adatok szoftveres előkészítését, a kinyomtatott levelek borítékolását és postai ügyintézését is ellátják.

 

A harmadik típus a „hagyományos” nyomdatermék előállítására alkalmas digitális nyomdák köre. Itt olyan nyomtatványokra kell gondolnunk, amely egy vállalat vagy egy magánember esetében általánosan előfordulhat, ide sorolhatók, pl. a névjegykártyák, marketing anyagok, használati útmutatók, könyvek és fotókönyvek vagy perszonalizált meghívók.

 

Természetesen mindhárom csoportnál létezik további specializáció, így van, aki csak a könyvek kivitelezésére szorítkozik, vagy van, aki csak sztenderdizált, weben keresztül megrendelhető terméket kínál. Nyilván nagyon mélyen megismerni az iparágat egyrészt nem is lehet célja ennek a kiadványnak, másrészt egy átlag felhasználó számára nem is releváns.
A következőkben azt tekintjük át, hogy egy felhasználó milyen szempontok alapján válasszon magának digitális nyomdát. Az árajánlatok összegyűjtése előtt a legfontosabb lépés, hogy pontosan tudjuk, milyen nyomdatermékre van szükségünk, és azt milyen egzakt paraméterek mellett szeretnénk gyártatni. A nyomdaiparban ez azt jelenti, hogy a következő paramétereket egyértelműen meg kell tudnunk határozni: példányszám, méret, terjedelem, nyomtatandó anyag, nyomtatási színszám (színes, fekete, pantonszínek) kötészeti feldolgozás módja és az anyagleadás formája.

 

Amennyiben tudjuk, hogy mit szeretnénk, de bizonytalanok vagyunk annak technikai megvalósításában, bátran kérjünk segítséget a beszállítótól (pl. ha szeretnénk egy reklám molinót kifeszíteni a kerítésre, kérdezzük meg, milyen anyagot javasolnak; vagy nagyon tetszik egy dosszié, de nem tudom műszakilag specifikálni, kérjünk bátran a nyomdától segítséget…)

 

Amennyiben már egyeztettük a nyomdai specifikációt, úgy próbáljunk meg az adott termék előállítására alkalmas három-négy nyomdától ajánlatot kérni. A potenciális nyomdák kiválasztása során az internet gyors segítséget nyújt, ahol a nyomda profiljáról, szolgáltatásairól, elhelyezkedésről könnyen információhoz juthatunk. Miután beérkeztek az ajánlatok, a következő szempontokat érdemes mérlegelni.

 

Először is össze kell hasonlítani a partnerek által küldött specifikációt, megjegyzéseket stb. Amennyiben árajánlatkérésünktől eltérőt találunk, vagy valamit nem értünk, nyugodtan hívjuk fel a nyomdát és kérdezzük meg, mit jelent.

 

Miután „közös nevezőre” hoztuk az ajánlatokat, a következő legfontosabb tényezők értékelése után hozhatjuk meg döntésünket. A súlytényezőket mindenki saját belső preferenciái alapján alakítsa ki! Az 1. ábra egy példát mutat be az értékelési folyamatra.

 

Természetesen elképzelhetők olyan esetek, ahol valaki automatikusan kizár egy pályázót, mert egyik paraméterben egy kritikus szint alatt van (pl. nem hiszi el, hogy jó minőségben tudja csinálni, vagy mindent előre ki kell fizetni és ennek nagy a pénzügyi kockázata).

Fussunk végig röviden ezeken a tényezőkön. Az ár önmagában még nem jelent semmit, az érte nyújtott hasznosság és a versenytársak ajánlata dimenziójában nyer csak értelmet. A nyomdaiparban bizony nagy árkülönbségekkel találkozhatunk, amely nem csak abból következik, hogy teljesen más haszonkulccsal számolnak az egyes szállítók, hanem azzal is, hogy bizony más és más szolgáltatásokat és műszaki színvonalat biztosítanak, illetve, hogy esetleg nem a megfelelő csoportot kérdeztük meg. Mindemellett 20-40%-os árkülönbségek még azonos csoporton belül sem számítanak szokatlan árkülönbségeknek.

 

Érdemes tehát körbenézni!

 

A fizetési feltételek meghatározásakor a két fél kockázatát kell „elosztanunk”. A nyomda fél, hogy esetleg nem fizetik ki a számlát, míg a megrendelő attól tart, hogy nem kapja meg a megígért terméket és szolgáltatást, miután már kifizette a vételárat. Itt természetesen nagy jelentősége van, hogy mekkora céget képviselünk (illetve, hogy mekkora a nyomda), és milyen értékű a megrendelés. Megrendelőknek itt az javasolható, hogy érdemes az első esetekben olyan kompromisszumos megoldást is elfogadni, amely a szállítónak is biztonságot nyújt, ezzel a szándékunk komolyságát, együttműködési készségünket is bizonyítjuk. (Gondoljunk csak bele, máskor mi vagyunk a szállítói
oldalon és ugyanez milyen fontos!). A fizetési feltételeknél persze csak olyat fogadjunk el, amely kellő biztosítékot jelent számunkra (megrendelőként) a jó teljesítéshez!

 

A szállítási határidő akkor vehető komolyan, ha a nyomda kötbért hajlandó fizetni késedelmes szállítás esetén (pl. megrendelés nettó összegének naponkénti 2%-a). Természetesen itt is meg kell találni az egyensúlyt, mert csak fontos szállítási határidő esetében érdemes szigorú következményeket kilátásba helyezni. Jó az ár, de meg tudja-e csinálni?

 

Mi lehet a háttérben, vetődik fel gyakran a kérdés? Ilyen esetekben a legtöbbet a gyártani kívánt kiadványhoz hasonló termékminták bemutatása jelenti. Ezt indokolt esetben referenciajegyzékkel, hívható kontaktszeméllyel, esetleg nyomdalátogatással is ki lehet egészíteni. Ne hanyagoljuk el az utolsó tényezőt sem, mert bizony ez lehel életet a kapcsolatba. Ha úgy érezzük, hogy nem akarnak szolgáltatni a pénzünkért, talán még ők tesznek nekünk szívességet, akkor ne habozzunk, gyorsan álljunk tovább!

 

Végezetül néhány összefoglaló, gyakorlati jó tanács a nyomdai szolgáltató kiválasztásához:

 

1. Bátran mondjuk el, hogy mi a célunk a termékkel, és a beszállítóktól kérjünk javaslatokat, tanácsokat arra vonatkozóan, hogy az iparágban mi a gyakorlat erre vonatkozóan.
2. Ne sajnáljuk az időt a specifikáció pontos meghatározására.
3. Amikor nyomdai szolgáltatást választunk érdemes kicsit „körbenéznünk”, mert jelentős különbségekkel találkozhatunk mind a szolgáltatás színvonalában, mind az árakban.
4. Megrendelés előtt mindig kérjünk referenciatermékeket és referencialistát.
5. Irodai szoftverekkel előkészített anyagok nyomdai felhasználásra csak korlátozottan (átalakítás után) alkalmasak. Az otthoni számítógépes monitor színei és a nyomdai késztermék színei gyakran eltérnek, ezért használjunk gyártás előtt színellenőrzési eljárásokat! A digitális nyomtatás esetén gyakran van arra lehetőség, hogy kérjünk egy példányt jóváhagyásra a sorozatgyártás előtt.
6. Nyomdai munkát mindig írásban rendeljünk meg, és kérjünk visszaigazolást. Fontos, hogy milyen géppel nyomtatják a munkámat?

 

A válasz természetesen az, hogy igen, hiszen a különböző berendezések eltérő minőségi színvonalon működnek. A gyakorlatban viszont nem várható el egy átlagos felhasználótól, hogy ismerje a különböző nyomdai berendezések műszaki lehetőségeit. A megrendelő számára az a fontos, hogy megfelelő minőségben, határidőre, versenyképes áron elkészüljön a megrendelt termék.
Azt sem szabad figyelmen kívül hagyni, hogy egy ultramodern berendezés még nem garancia a tökéletes minőségre. Itt elég a karbantartás minőségére vagy a kezelők képzettségére utalni.
A felhasználó szempontjából tehát elsősorban nem a gép típusa, műszaki paraméterei a kulcskérdés, hanem az a szolgáltatás és termék portfolió, amelyet többek között a gépek segítségével biztosít a nyomdai szolgáltató.

 

A nyomdai minőségről a korábbi, hasonló termékek, referenciák megtekintésével, de leginkább a megrendelendő termékek egy példányos mintagyártásával lehet meggyőződni.
Biztatom a megrendelőket arra, hogy kérjenek bátran mintapéldányt a sorozatgyártás előtt, amelynek birtokában egyértelműen el tudja dönteni, hogy számára a minőség megfelelő-e vagy nem. A digitális nyomdák esetében, ennek a sorozatgyártás előtti, egydarabos mintagyártásnak nincs vagy nagyon alacsony a költsége.

 

A nyomdakiválasztás egyéb összefüggéseiről a „Milyen szempontok szerint válasszunk digitális nyomdát?” részben olvashatunk. Mindenhol ugyanazt a minőséget kapom?
Természetesen nem, sőt még egy szolgáltató esetében is változhat a nyomdai szolgáltatás minősége.

 

No nézzük meg a minőség kérdését kicsit közelebbről! Ha nagyon leegyszerűsítjük, megrendelői oldalról a minőségnek két fontos dimenziója van. Az egyik, hogy az elkészült nyomdatermék mennyire felel meg a specifikációknak, nyomdai szabványoknak, a korábban bemutatott mintának vagy egyszerűen mondva, tetszik-e a megrendelőnek, megfelelő-e a nyomtatás, tetszetős-e a kötészet, stb.

 

Fontos hozzátenni, hogy elképzelhető, hogy a megrendelő annak ellenére nagyon elégedett az elkészült kiadvánnyal, pl. a kis fotókönyvvel, hogy az nyomdai szempontból nem tökéletes, (pl. a kép kicsit „pixeles”). Ettől még karácsonykor a nagymama boldogan fogja lapozgatni, és a megrendelő (ajándékozó) is örül, hisz óriási sikert aratott, (és igazából nem is volt más képe az unokáról).
A nyomdai szolgáltató felelőssége, hogy felhívja a megrendelő figyelmét az esetleges minőségi problémákra, amelyek tudatában dönthet a megrendelő a termék legyártásáról.
Az elkészült nyomdatermék műszaki minősége fontos tényező, de számtalan egyéb dolog befolyásolja még a nyomdai szolgáltatóról alkotott képet, pl. mennyire nyújtott segítséget, támogatást a termékspecifikáció kialakítása során; milyen gyorsan küldte el az árajánlatot; milyen határidővel vállalta a gyártást és azt betartotta-e; mennyire volt kedves, udvarias az együttműködés során, stb.

 

A nyomdai szolgáltatás megvalósításában az emberek döntő szerepet játszanak, ezért bizonyos minőségingadozás elkerülhetetlen. Gondoljunk csak arra, hogy egy hosszú, fárasztó nap után, délután ötkor beérkező ügyfélmegkeresést ugyanolyan színvonalon ki tud-e szolgálni egy kapcsolattartó, mint ami délelőtt futott be, vagy egy különleges, komplex műszaki megoldás esetében nagyobb az esély arra, hogy problémák jelentkeznek a gyártás során, mint egy sztenderd, egyszerű terméknél.

 

A kiváló nyomdai szolgáltatást az jellemzi, hogy a minőségingadozást egy nagyon szűk sávban képes tartani. Ennek két fontos összetevője van, az egyik a gyártás során, körültekintően megszervezett folyamatok és fázisonkénti minőségellenőrzés, majd a végtermék ellenőrzés, amely minimalizálja a hibás termék megrendelőhöz való kikerülését. A másik tényező pedig, a jól képzett és motivált dolgozók. Elégedett, motivált munkatársak nélkül ugyanis hosszú távon nem képzelhető el elégedett ügyfél. Természetesen még a legkiválóbb szolgáltatónál is előfordulhatnak panaszszituációk, amikor a megrendelőnek jogos elvárása, hogy gyorsan és szakszerűen vizsgálják ki a panaszát, és ne csak a megrendelés „kicsalásáig” legyenek kedvesek vele, hanem az esetleges problémakezelésnél is korrekt és udvarias bánásmódban részesüljön. Amennyiben hibázott a nyomda, akkor javítsa ki, és mielőbb állítsa vissza az ügyfél elégedettségét.

 

Megrendelői szemmel nyilván a tökéletes teljesítés az elvárt, de óriási érték és bizalmat erősítő tényező, ha a nyomda egy esetleges panasz esetén, gyorsan és korrekt módon kezelte a reklamációt.
A végleges döntés előtt sok jel árulkodik arról, hogy vajon megfelelő minőséget előállító nyomdai szolgáltatót sikerült-e találni. Amennyiben már az elején, az „udvarló” fázisban problémákat látunk, lassan jön az ár, nem hívnak vissza, nem adnak szakmai tanácsot, nem tudnak referenciát mutatni, a nyomdalátogatás során rendetlenség és szervezetlenség fogad, akkor joggal merül fel a gyanú, hogy a nyomdai termék minőségével és a szolgáltatással is gondok lesznek.

 

Ezekben az esetekben ne kísérletezzünk, hanem keressünk másik partnert. Pozitív benyomások és megfelelő árak esetében is lehetnek még panaszhelyzetek, de ennek esélye egyrészt jóval alacsonyabb, másrészt bízhatunk a korrekt panaszkezelésben.